危机管理中的电子邮件物流
从新冠疫情到社会正义运动，再到网络安全攻击，2020年简直是一场风暴。当这些问题开始渗透到贵公司的运营中时，您准备如何做好准备？你的危机管理计划
为了确定流程如何运作，您的危机管理计划必须包括您计划发送的任何电子邮件通知的物流。
上次，我写了关于 了解将数据托管在第三方的风险和回报的重要性 ，以及为什么了解组织的要求和限制将如何影响整体安全状况至关重要。今天，我想谈谈电子邮件物流在危机管理沟通计划中的重要性。无论事件是否与第三方数据托管或您的电子邮件服务提供商 (ESP) 相关，它通常都涉及使用电子邮件通知相关人员并快速通知他们。
表面上看，这听起来很简单。通过电子邮件联系客户和潜在客户应该不会有什么大问题——毕竟，土耳其电话号码库 你经常这样做。然而，其中有许多微妙之处和细节，可能会使这个过程变得非常具有挑战性。
这些“危机管理”通知与您的正常营销和交易信息之间通常有两个主要区别。
首先，您的列表规模和发送量可能会大幅增加。您常规的联系规则可能会被彻底颠覆。数据泄露、系统中断和其他危机通常不仅限于您那些资质优良、活跃的订阅者。这些危机可能包括已取消订阅的用户，可能包括点击“这是垃圾邮件”按钮的用户，以及几个月没有回复任何消息的用户，有时甚至包括那些可能已经关闭了您帐户的用户。
由于您可能在相当长的一段时间内没有向这些地址发送电子邮件，因此退回率、投诉率和 垃圾邮件陷阱 命中率的风险会增加。
第二个区别是，你需要以创纪录的速度传递这条信息。危机信息传递的速度取决于你的整个基础设施，包括数据处理、电子邮件系统以及互联网服务提供商接受你信息的意愿。
当危机来袭时，高层管理人员，甚至律师，都会面临巨大的压力，要求他们诊断问题，了解影响，并制定正确的信息传达方案。他们希望迅速完成这些工作，并且很可能不会意识到传达这些信息会面临诸多后勤挑战。
这就是为什么您的危机管理计划必须包括任何电子邮件通知的物流——以确定流程如何运作，以便在关键时刻，律师、高级管理人员和交付人员之间不需要争论谁应该接收什么、速度有多快以及消息可以或应该以什么顺序部署。
以下是需要解决的三个关键后勤因素。
谁将被纳入？
第一个问题是，您将使用什么标准来确定哪些电子邮件地址可以邮寄，哪些不能。向数据库里的所有地址发送邮件，都会导致邮件被列入黑名单，从而导致邮件无法送达。相反，如果过于保守，可能会让人怀疑您是否向所有应该发送邮件的地址都发送了邮件。
需要考虑的问题有：
选择退出的用户是否会被考虑部署？在什么情况下？
您准备发送电子邮件的地址有多旧？
您将如何处理那些由于没有回复而被从正常邮寄中删除的非活动地址？
如果收件人列表来自单独的数据系统，您将如何将该列表与您的营销联系历史数据进行匹配？
您将如何联系无法送达的邮件？
没有哪封电子邮件的送达率是 100%。不过，有时让每个人都收到通知很重要。你会如何处理这种情况？
需要考虑的问题有：
部署会被视为最佳尝试吗？这就足够了吗？
您会使用替代媒介吗？
您将使用什么流程来识别无法送达的内容并将其转换为其他媒介？
您要等待多久才会使用替代媒介？
内容规则是什么？
通知邮件涉及诸多细节，正确处理至关重要。虽然许多计划都注重沟通的语气和语调，但电子邮件部署的细节却常常被忽视。
需要考虑的问题有：
您将使用哪个发件人地址？
您将使用哪种基础设施/发送系统？
您会使用链接跟踪或打开率跟踪吗？
您将如何处理回复和询问？
危机管理计划通常只是简单地通过电子邮件通知客户和其他已知用户。这通常就是计划所能达到的最详细程度了。然而，当压力重重、组织备受关注时，这并非制定计划细节的最佳时机。所以，像侦察兵一样做好准备。需要更多指导？ 请联系 Trendline 的隐私与安全专家。
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