元数据保留——意大利数据保护指南的法律和商业影响—...

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几个月前，我们在这个博客上深入探讨了意大利数据保护机构（Garante）的一项新决定，该决定建议雇主将员工电子邮件元数据的保留期设置为不超过 7 天。该指南引起了一些混乱，导致 Garante 暂停其适用并开放公众咨询，以收集雇主和专家的意见和关注。

2024 年 6 月 6 日，Garante 采用了 2024 年 2 月发布的上一版文件的更新版本，再次解决了工作场所电子邮件元数据的管理和保留问题。在这篇新文章中，我们将分析该条款的相关方面，它将如何影响雇主以及他们需要做什么来遵守新指南。

制定该指南的原因
Garante 强调，工作场所电子邮件元数据的长期保留可以潜在地监控员工的活动。为了降低这种风险，雇主必须缩短当前电子邮件元数据的保留期。

该机构指出，雇主通常缺乏对电子邮件元数据保留期限和实践的控制，因为这些主要由工作场所使用的电子邮件管理系统提供商决定。这些系统通常会自动收集并保留元数据，并且默认情况下会保留很长时间，这使得雇主管理或影响这些保留实践的能力有限。

定义范围——元数据的定义
由于当局对元数据的定义不明确，先前的规定受到了严厉的批评。 Garante 现在澄清说，元数据“从技术上讲，对应于电子邮件管理和分发系统（MTA = 邮件传输代理）和客户端站在不同交互服务器之间以及（如果适用）这些服务器和客户端（发送消息并允许通过访问电子邮箱查看传入邮件的终端站，在技术标准中定义为 MUA - 邮件用户代理）之间的交互中生成的日志中记录的信息。 ”

因此，元数据包括电子邮件系统自动记录的所有信息，英国商业传真列表 无论用户的意图如何，例如：

发件人和收件人的电子邮件地址；
参与路由消息的服务器或客户端的 IP 地址；
发送、中继或接收的时间戳；
消息大小；
附件的存在和大小；
在某些情况下，甚至是发送或接收消息的主题行。
然而，值得注意的是，“电子邮件消息的‘正文部分’（邮件正文）中包含的或集成在其中的信息”（所谓的信封数据）不属于元数据的定义。 Garante 明确将信封数据排除在元数据定义之外，因为它们“与其所属的消息不可分割”，并且“处于用户的独家控制之下”。因此，它们不受元数据保留期限的限制。

这一澄清解决了之前关于如何按照 Garante 的指导方针删除元数据而不损害电子邮件内容的可用性或完整性的担忧。这至关重要，因为雇主可能需要保留电子邮件内容以供将来的各种目的，例如调查或法律调查。

元数据的保留和问责
Garante 将元数据的保留期限从之前的指南延长了，之前指南规定最长保留期限为 7 天，另外还额外增加了 48 小时。在新指南中，对“确保电子邮件系统基础设施正常运行所必需的元数据/日志”的保留时间设定了最长21 天，但这只是指示性限制。引用该保证书，“通常认为[保留]可以在几天的有限时间内进行；作为指导，这种保留不应超过 21 天。”

不排除更长的保留期，但雇主作为数据控制者可以合法地实施，但前提是

存在需要延期的特定情况；
有充分的文件证明雇主的具体技术和组织要求，符合问责原则。
这意味着，根据问责原则，保留期与雇主证明和记录此类延长需要的能力直接相关。只要雇主能够根据 GDPR 原则提供适当的理由证明延长保留期限，则是允许的。

与上述解释相反，长期从电子邮件日志中“广泛收集和保留”此类元数据构成了对员工活动的间接远程监控，因此只能在遵守《工人法规》第 4 条第 1 款概述的程序保障措施的情况下才能合法实施，该法规要求获得公司工会代表的同意或劳动监察局的授权。

供应商选择和管理
雇主作为数据控制者，必须“确保与其处理目的不兼容或与特定行业法规相冲突的功能”被停用，尤其是那些与 GDPR 义务相冲突的功能。

因此，对电子邮件管理服务提供商进行彻底的选择和评估至关重要。控制者负责验证提供商提供的服务和设置是否符合 GDPR 和其他相关义务。此外，应该允许控制者最终修改这些设置，例如“在不需要更长时间保留的情况下，适当调整数据保留期限或要求服务提供商匿名化收集的元数据”。